「何かツールを導入すれば、この業務をもっと効率化できるかも…。」
そんな風に考えつつも、具体的にどんなツールを選べば良いのか分からないという経営者・担当者の方もいらっしゃいますよね。
実際、業務効率化に役立つツールが数多く開発されている昨今、その中から自社の業務や環境に合うものを選ぶことは、大変難しい作業であると言わざるを得ません。
合わないツールを導入してしまうと、ミスマッチによって無駄な労力やコストが生じる要因となることから、各ツールの特徴を理解したうえで導入することが極めて重要です。
似たようなツールが多数ありますが、分類し、種類ごとにツールを比較していけば、それぞれの違いを明確にすることができるでしょう。
そこで本記事では、おすすめの業務効率化ツール計25選を下記のとおり分類し、それぞれの特徴を比較しながら分かりやすく解説していきます。
活用 範囲 | ツールの種類 |
|---|---|
企業 全体 ・ 広範囲 | |
特定 部署 ・ 特定 業務 |
特徴だけでなく、
- 料金
- 導入をおすすめする企業
- 導入事例
などもまとめますので、本記事をお読みになれば、自社の状況改善に最適なツールが見つかり、業務効率化への第一歩を踏み出すことができるはずです。
導入前に今一度ご確認いただきたい「ツールを選ぶ際の注意点」についても解説しますので、是非最後までお読みくださいね。
POINT |
|---|
本記事でご紹介する各ツールのサービス内容や料金は、2024年9月時点での情報です。 |
目次
1.業務効率化ツールの特徴を知るカギは「分類してからの比較」
冒頭でも述べたとおり、多種多様な業務効率化ツールの中から自社に合うものを選ぶためにはまず、各ツールを分類したうえで、種類ごとに比較しながらそれぞれの特徴を知ることが重要です。
本記事では下記のとおり、ツール全体を11種類に分け、更にそれを「活用すべき範囲」によって
- 企業全体・広範囲で活用すべきツール
- 特定の部署・業務で活用すべきツール
という2つのチームに分類し、解説していくこととします。
活用 範囲 | ツールの種類 |
|---|---|
企業 全体 ・ 広範囲 | |
特定 部署 ・ 特定 業務 |
それでは、各種類の特徴について、チームごとに詳しく見ていきましょう。
1-1.企業全体・広範囲で活用すべきツールの特徴
まず、企業全体・あるいは広範囲で活用すべきツールには、
の4種類があります。
それぞれの種類の詳細は、下記のとおりです。
これらの種類に該当するツールは、企業内の一部で導入しても、あまり意味がありません。
企業全体、あるいは広範囲で活用することで、真の力を発揮してくれます。
1-2.特定の部署・業務で活用すべきツールの特徴
一方、特定の部署・業務で活用すべきツールには、
の7種類があります。
それぞれの種類の詳細は、下記のとおりです。
これらの種類に該当するツールは、基本的に特定の部署・業務において役立つもの。
しかし、導入によって当該部署・当該業務が効率化すれば、結果として企業全体にもプラスの効果をもたらしてくれるでしょう。
2.「企業全体・広範囲で活用すべき」業務効率化ツール11選
種類ごとの特徴や導入による効果が分かったところで、特に利便性が高くておすすめできる業務効率化ツールを、種類ごとにご紹介します。
先にも触れたとおり、例えばコミュニケーションツールであれば「コミュニケーションの迅速化が図れる」といった具合に、ツールを導入した際の効果は、種類ごとに大体共通しているものです。
そのため、「どこが違うのか」という点に重きを置いて解説していきますので、意識しながらご覧ください。
それではまず、「企業全体・広範囲で活用すべき」業務効率化ツール計11選を種類ごとに見ていきましょう。
2-1.コミュニケーションツール
おすすめのコミュニケーションツール |
|---|
コミュニケーションツールとしては、上記3つのツールをご紹介します。
2-1-1.Chatwork（チャットワーク）
出典：Chatwork
Chatworkは2011年に誕生した、コミュニケーションツールのパイオニア的存在です。
誕生以来多くの企業に導入されているので、「取引先がChatworkを利用している」というケースも多く、社外とのやりとりにおいても活躍してくれるでしょう。
シンプルながら充実した機能性と、どんな人でも直感的に使いこなせる操作性が魅力の、国産ツールです。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://go.chatwork.com/ja |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| メモ・メール・口頭で行っていた業務連絡を、全てChatworkに一元化することで、社内外のメンバーの連携力がアップし、売上12倍を実現。 Chatworkは簡単に使えるので、ITツールに不慣れなスタッフでもすぐに使いこなすことができました。 （小売業） |
参考記事：「ChatworkをきっかけにDXを推進 約1年半で売上が12倍に成長し組織文化も醸成」
2-1-2.Slack（スラック）
出典：Slack
Slackは、充実した拡張機能が魅力のツールです。
GoogleドライブやZoomをはじめとする様々な外部ツールとの連携が可能で、その数は2500以上にものぼるため、よく使うツールと連携すれば、Slack内に情報の集約化を図ることができます。
このように、拡張機能を使いこなせばより一層便利に使用できる一方で、ITツールに不慣れな人にとってはやや難易度が高いツールと言えるかもしれません。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://slack.com/intl/ja-jp |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 部署間のコミュニケーションが分断されていたことが原因で、1つの新サービスを開発するまでに6～7カ月かかっていたのが、Slack導入後は3カ月ほどに短縮。 また、よく使っていたデザインツールをSlackと連携することで、更に業務が効率化しました。 （フィンテック業界） |
参考記事：「FreechargeのリリースサイクルがSlackで40％高速化」
2-1-3.LINE WORKS（ラインワークス）
出典：LINE WORKS
LINE WORKSはコミュニケーションツールの中で唯一、LINEと連携できる点が最大の特徴です。
既読機能やスタンプ機能など、LINEユーザーならおなじみの機能性で、抜群の使いやすさを誇るうえ、外部トーク連携機能を使えば、顧客など社外の人とも繋がれます。
無料のフリープランでも30人まで使うことができるため、まずはお試しで導入してみても良いかもしれません。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://line-works.com/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 全国に店舗が複数あるので、店舗内の従業員同士のやりとりはもちろん、他店舗との情報伝達がスピーディになった点が大きいです。 また、お客様への連絡手段としても活用しており、新商品の入荷時やイベント開催時に、連絡をさせていただいたりします。 （アパレル業） |
参考記事：「LINE WORKSでお客さまのLINEとつながり、親密な関係を構築。1対1のコミュニケーションの活性化が売上UPや誘客効果に貢献しています。」
2-2.オンライン会議・打ち合わせツール
おすすめのオンライン会議・打ち合わせツール |
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オンライン会議・打ち合わせツールとしては、上記3つのツールをご紹介します。
2-2-1.Zoom Meetings（ズームミーティング）
出典：Zoom
Zoom Meetingsは、コロナ禍で急速な拡がりを見せた、利用者数が最も多いオンライン会議ツールです。
基本的な機能はもちろん、ホワイトボード機能やバーチャル背景機能など、様々な機能が搭載されているため、より快適にオンライン会議を行うことができます。
会議室に専用機材を設置することにより、そこで行われる会議を共有できる「Zoom Rooms」など、他のZoomサービスと併用することで、更なる効率化が見込めるケースもありますよ。
料金 | 【下記が税込みか税抜きかについては要確認】
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 医師・看護師間で情報共有するときや、他の病院の医師から意見をもらいたいときにZoom Meetingsを使用するようになり、利便性が高まりました。 また、Zoom Roomsの端末を電子カルテシステムに接続することで、電子カルテの情報を共有しながらやり取りできる点も素晴らしいです。 （病院） |
参考記事：「電子カルテ画面のリモート共有による救急対応での情報の密度を高める」
2-2-2.Google Meet（グーグルミート）
Google社が提供するGoogle Meetの機能面は、他のオンライン会議ツールと比べてややシンプルめ。
しかし、GmailやGoogleDriveなど、なじみのある企業も多いであろう他のGoogleサービスと組み合わせて活用することで、利便性を向上させることが可能です。
Webブラウザ上で利用するため、ソフトウェアのインストールも不要で、ITに関する知識があまり無い人でも簡単に使用することができます。
料金 | 原則0円（一部機能に制限あり） |
|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 社内のスタッフとの打ち合わせは、ほとんどGoogle Meetで行っています。 オンライン接客にも活かせ、億単位の大型案件の交渉をオンラインで進めたケースもあります。 資料を保存するのに役立つGoogleDriveなど、他のGoogleサービスと併せて活用できる点も嬉しいです。 （不動産業） |
参考記事：「東急リバブル株式会社：Google Meetを社内外で活用。コロナ禍でオンライン接客が威力を発揮」
2-2-3.Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
出典：Microsoft
Microsoft TeamsはMicrosoft社によって運営されている、多機能なツール。
オンライン会議だけでなく、在席状況の確認やチャット、Softbankの電話システム「UniTalk」を活用した音声のみ通話など、様々なシーンで利用できます。
Microsoft社のツールと言うことで、WordやExcel、Powerpointなどとも相性が良く、オンライン会議中にサクッとファイルを共有することが可能です。
料金 | 【下記が税込みか税抜きかについては要確認】
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おすすめの 企業 |
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URL | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 全国各地の事業所間で会議をする際は、会議室を使ったTV会議をしていましたが、会議室が限定されており、開催タイミングを逃して意思決定に遅れが生じることがあったため、Teamsを導入。 Teams内のスケジュールで相手の予定を確認し、セットするだけで会議ができるので、意思決定のスピードも速まりました。 （製造業） |
参考記事：「Microsoft Teams活用事例から学ぶ！今すぐ使える機能別業務効率アップ術」
2-3.タスク・プロジェクト管理ツール
おすすめのタスク・プロジェクト管理ツール |
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タスク・プロジェクト管理ツールとしては、上記3つのツールをご紹介します。
2-3-1.Asana（アサナ）
出典：Asana
Asanaは2012年にアメリカでリリースされた、世界中で12万社もの企業に選ばれている王道のツールです。
多機能なのが特徴で、例えばタスクの表示形式1つとっても、カレンダー形式・リスト形式・ボード形式など、複数の形式の中から好きなものが選べます。
また、200を超える外部ツールと連携することができるため、色々なツールを使用している企業であれば、更なる業務効率化が見込めますよ。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://collab.sojitz-ti.com/asana/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| コロナ禍に伴うリモートワーク移行で、これまで書類に依存していた業務のやりとりをメールに移行しましたが、日々大量のメールが飛び交い、どの業務を優先すべきか、この業務の担当は誰かなど、業務の状況を正確に管理するのが難しくなってしまいました。 Asanaを導入し、その中でタスク管理をするようにしたところ、これらの問題が一気に解決しました。 （商社） |
参考記事：「リモートワーク移行後の「メールとチャットの洪水」をAsanaで一気に解決」
2-3-2.Backlog（バックログ）
出典：Backlog
Backlogは、株式会社ヌーラボによって開発された、国産のツールです。
必要な機能はきっちり網羅されていながらもシンプルである点、国産ツールならではの日本語によるサポート体制が充実している点などから、使いやすさに定評があるのが特徴。
また、利用人数の増加による料金の変動が無いため、大人数で使いたい場合でも安心して使用することができるという点も嬉しいポイントです。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://backlog.com/ja/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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Excelやメール、社内チャットで業務を管理していたのですが、扱う情報量が多いうえ、関係部署も多岐にわたったため、管理が複雑化していました。 そこでBacklogを導入したところ、業務についての情報の集約や可視化に成功し、業務が効率化。 直感的な操作性のおかげもあり、短期間で慣れることができました。 （インフラ業） |
参考記事：「Backlog導入後、同時並行できるプロジェクトが5倍に！西部ガスのチームワークマネジメントを公開」
2-3-3.Trello（トレロ）
出典：Trello
Trelloは、まるで付箋を壁に貼るような感覚で業務を管理できるツールです。
具体的には、1つのタスクにつき1つのカードを作成し、それをドラック＆ドロップで動かすだけで、視覚的にタスク管理をすることができます。
付箋に近い感覚で操作可能ということで、ITの知識があまり無い人でも簡単に使いこなすことができるでしょう。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://trello.com/ja |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 従前、各案件の情報は紙で管理をしていたため、デスクに書類の山ができて優先順位の高い業務が判別できなくなったり、リモートワークができなかったりという問題が生じていました。 そこでTrelloを使って案件を管理するようにしたところ、状況が一気に改善。 優先順位をつけることも簡単だし、どこにいても案件の情報を確認できるようになったので、自宅などでも業務をこなせるようになりました。 （法律事務所） |
2-4.ファイル共有・オンラインストレージツール
おすすめのファイル共有・オンラインストレージツール |
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ファイル共有・オンラインストレージツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
2-4-1.セキュアSAMBA（サンバ）
出典：セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは8000社以上に導入されており、98％以上の継続利用率を誇る、人気のツールです。
パソコン上でファイルを管理するときと同じような操作をするだけで、オンライン上でのファイル管理が可能になるため、専門知識が無い方でも使いやすい点が魅力。
社内でのファイル共有に役立つのはもちろん、このツールを導入していない取引先とのファイル共有にも活用できます。
料金 |
※スタンダード以上であれば、人数無制限で使用可能です。 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://info.securesamba.com/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| お客さまに資料を送る際は、無料ファイル共有サービスなどを活用してメールで送っていましたが、セキュリティ面での不安や、管理のしづらさを感じていました。 そこでセキュアSAMBAを導入したところ、安心・安全なファイル共有が実現。 他にも社内でファイル（PDFなど）を共有できたり、緊急時のデータ損失リスクを回避できたりと、あらゆる面で助かっています。 （コンサルティング業） |
参考記事：「小さい会社だからこそBCP対策は必須。クラウド移行で、万が一の事態でも事業を中断せずに再開できる」
2-4-2.AD FILE（アドファイル）
出典：AD FILE
AD FILEは、「相手を想いファイルを送る」がテーマのツール。
AD FILEを使って取引先に転送したファイルを、取引先がダウンロードする際に表示される画面に、写真やメッセージを入れるなど、自由にカスタマイズできることが最大の特徴となっています。
味気ないファイルのやりとりに華を添えてくれるのはもちろんのこと、社内でのファイル共有など、あらゆるシーンで活用することが可能です。
料金 | 基本：1,074円／月×ユーザー数 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://ad-file.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 執筆したデータを取引先に送る際は、無料ファイル共有サービスを活用していましたが、ダウンロード画面に広告が表示される点や、ダウンロード方法が分かりにくい点が不満でした。 AD FILEであれば、ダウンロード画面が分かりやすいのはもちろん、その背景に自分で書いた絵やプロフィールなどを表示させることが可能。 取引先とのコミュニケーションのきっかけにもなっています。 （作家業） |
参考記事：「利用者インタビュー #1漫画化しゃんおずん」
3.「特定の部署・業務で活用すべき」業務効率化ツール14選
続いて、「特定の部署・業務で活用すべき」業務効率化ツール計14選を種類ごとに、それぞれの違いに着目しながら見ていきましょう。
3-1.会計業務で役立つツール
おすすめの会計業務で役立つツール |
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会計業務で役立つツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
また、経理業務の効率化については、下記の記事でも詳しく解説しておりますので、ご参照ください。
関連記事：「経理業務 効率化（記事タイトル）」
3-1-1.freee（フリー）会計
出典：freee会計
freee会計は、入力した取引が自動で複式簿記の形式に変換されるため、会計知識があまりない人で利用できるクラウド型の会計ソフトです。
便利な会計ソフトというだけではなく、見積書や請求書が作成できたり、銀行口座と紐づけられたり、スマートフォンから取り込んだ領収書の写真をAIで分析できたりと、様々な機能が備わっています。
入力したお金の動きはワンクリックでグラフ化・レポート化できるので、経営状況の可視化も容易になりますよ。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://www.freee.co.jp/accounting/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 元々紙が非常に多い企業で、印刷した伝票に押印して仕訳作業をするなどしていました。 そのような状況を打破すべくfreee会計を導入。銀行やクレジットカードを連携して「自動で経理」機能を活用することで、データを自動で取り込んでくれるなど、手間や転記ミスが無くなりました。 サポート体制が充実しており、不明点を質問できる点も嬉しいです。 （製造業） |
参考記事：「freee導入で経理業務のペーパーレス化に成功・手入力によるミスがゼロになり、社員の業務負担も格段に減少。」
3-1-2.MISOCA（ミソカ）
出典：MISOCA
MISOCAは、請求書・見積書・納品書の作成に役立ち、請求業務のペーパーレス化を実現してくれるツールです。
様々なデザインのテンプレートから好きなものを選んだうえで、ロゴ・印影を挿入するなど、自社のイメージに合った請求書等を簡単に作成することができます。
請求書をワンクリックで送付する機能や、毎月内容が変わらない請求書の自動作成機能など、請求業務をスムーズにしてくれる機能が目白押しです。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://www.yayoi-kk.co.jp/seikyusho/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 請求書等の作成には表計算ソフトを使っていましたが、手間がかかるうえ、取引先が増えていくにつれてファイル数が膨大になり、管理しきれない状況が起こっていました。 MISOCAを導入してからは手間が一気に削減。外出先からも手軽に請求書を発行できますし、請求金額の推移からユーザーが増えるタイミングを分析するなど、営業活動にも活かせています。 （サービス業） |
参考記事：「請求・入金の管理や情報共有が楽になり、業務効率が向上。効果的な営業活動にも役立てています」
3-2.契約書締結業務で役立つツール
おすすめの契約書締結業務で役立つツール |
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契約書締結業務で役立つツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
3-2-1.CLOUDSIGN（クラウドサイン）
出典：CLOUDSIGN
CLOUDSIGNは、弁護士ドットコム株式会社によって運営されている、国内シェアNO1のツール。
弁護士監修のもとで提供されているツールのため、違法性や印紙税などの法的リスクを回避しつつ、高いセキュリティ環境で使用できる安心感が最大の魅力です。
国産のツールなだけあって非常に使いやすく、導入サポートも充実しているので、ITに詳しくない企業でも使いこなすことができるでしょう。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://www.cloudsign.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 書面での契約締結は、保管場所のコストがかさむ・担当者が現地まで移動する時間がかかるなど、様々な問題をはらんでいました。 そこでCLOUDSIGNを導入したところ、コスト削減や移動時間の削減を実現。 導入サポートで、業務上の変えるべきところを鋭くご指摘いただいたのもありがたかったです。 （リフォーム業） |
参考記事：「リフォーム工事請負契約書の電子化で営業担当者の移動コストを削減 トップセールスマンが積極的に電子契約を利用し、一部拠点では電子化50％達成」
3-2-2.docusign（ドキュサイン）
出典：docusign
docusignは、世界180か国以上で利用されている、グローバルビジネスの迅速化に役立つツールです。
何と44言語での署名が可能で、長い時間と高いお金がかかる国際郵便を使用することなく、一瞬で世界各国の取引先と契約締結ができるようになります。
日本だけでなく、アメリカやEUの法律・プライバシー基準を順守しているため、安心して使用できますよ。
料金 | 【下記が税込みか税抜きかについては要確認】
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://www.docusign.com/ja-jp |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 「次世代のビジネス環境への対応」を目指して固定デスクを廃止し、グループアドレス化を開始するにあたり、契約書締結など「紙とハンコ」を必要とする業務が課題でした。 docusignを選択したのは、取引先が海外にも多数あるためです。 最短数時間で契約締結ができ、郵送とは比べ物にならない圧倒的なスピード感を体感しています。 （商社） |
参考記事：「DXのラスト・ワンマイル-ドキュサインの電子署名で完全デジタル化を実現した三井物産」
3-3.人事・労務業務で役立つツール
おすすめの人事・労務業務で役立つツール |
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人事・労務業務で役立つツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
3-3-1.SmartHR（スマートエイチアール）
出典：SmartHR
SmartHRは、雇用契約・入社手続き・年末調整などをペーパーレス化・簡易化してくれる人気のツールです。
住所や扶養の変更などの従業員情報が自然と集約できるため、最新で正確な従業員データの一元化も実現可能。
更に、集まったデータを人事評価などに活用し、データに基づいた人員配置や育成計画の推進に役立てることもできますよ。
料金 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://smarthr.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 従業員数が増えるにつれて、紙をベースとした従業員情報の管理に限界を感じるようになり、SmartHRを導入しました。 ペーパーレス化を実現できましたし、年末調整もWeb上の質問への回答だけで完結できます。 人事評価機能を使って、従業員の悩みや声を拾い上げられるようになったのも嬉しいポイントです。 （介護業） |
参考記事：「人事評価機能でつなぐ従業員の想い。笑顔あふれる職場を目指して」
3-3-2.HybRid（ハイブリット）
出典：HybRid
HybRidは、経験豊富な社会保険労務士が実務経験をベースに監修した、法的リスクを回避しつつ安心して使用できるツールです。
従業員の情報変更・年末調整・退職手続きなど、ひととおりの業務が完結できることはもちろん、専用QRコードを発行することで、従業員がスマホから入社手続きを行うことができる点が最大の特徴。
公式サイト上では公開されていない料金も、リーズナブルな設定になっており、導入しやすいです。
料金 |
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://www.hybrid.cool/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 導入前は全ての手続きが紙ベースで、従業員の通帳のコピーや社会保険等に関する書類を保管するファイルがすぐパンパンになり、保管場所にも困っていました。 HybRid導入後は、ペーパーレス化を実現。 店長がQRコードを渡すだけでアルバイトの方の情報を得られる点にも本当に助けられています。 （飲食業） |
参考記事：「たった1人で3法人30店舗350名の労務管理を実現‼」
3-4.勤怠管理業務で役立つツール
おすすめの勤怠管理業務で役立つツール |
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勤怠管理業務で役立つツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
3-4-1.KING OF TIME（キングオブタイム）
出典：KING OF TIME
KING OF TIMEは、市場シェアNo.1の勤怠管理システムです。
何といっても打刻方法が豊富で、PCをはじめ、スマートフォンやICカード、更には生体認証や連携した外部ツールを活用した方法まで用意されているため、自社にぴったりの方法を選ぶことができます。
例えばアルコールチェックツールと連携し、チェック時に打刻されるシステムを構築すれば、アルコールチェックの検知漏れ防止にも役立つなど、活用シーンは様々です。
料金 | 基本：330円／月×ユーザー数 |
|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://www.kingoftime.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 従前の勤怠管理システムにおいては、通信環境が不安定だと打刻に時間がかかる、勤務時間の集計に手間がかかるなどの問題がありました。 KING OF TIME導入後は、スムーズな打刻を実現しただけでなく、本社と店舗で打刻方法を変えることも可能に。週ごとや月ごとで、勤務時間を一覧にして確認することも容易になりました。 （サービス業） |
参考記事：「約1,500名のデータ出力が数秒で完了 勤怠管理に伴う事務作業は1/3に」
3-4-2.ジョブカン勤怠管理
出典：ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、2010年のリリース以来、数多くの企業に愛され続けているツールです。
基本的な機能がしっかり備わっているのはもちろんのこと、7つの言語に対応しているため、外国人従業員が多い企業でも安心。
シフトが複雑な医療機関向けのフォローが充実している点も大きな特徴と言えるでしょう。
料金 |
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://jobcan.ne.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 以前の勤務先では紙のタイムカードを使っていましたが、色々と不便な面があったため、独立・開業のタイミングでジョブカン勤怠管理を導入しました。 残業時間が1分単位で計算できますし、勤務時間などが一瞬で確認できるので便利です。 静脈認証による打刻ができる点もスマートで気に入っています。 （整形外科） |
参考記事：「先進的な認証システムとペーパーレス化でクリニックの勤怠を一目瞭然に」
3-5.名刺管理業務で役立つツール
おすすめの名刺管理業務で役立つツール |
|---|
名刺管理業務で役立つツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
3-5-1.Sansan（サンサン）
出典：Sansan
Sansanは、名刺や取引先情報、営業履歴などの情報を一元管理でき、9000社以上の企業に導入されているツールです。
専用のスキャナーやスマホアプリによってスキャンした名刺を、高度なAI技術とオペレーターの手入力により、100％に近い精度でデータ化。
他の従業員が登録した名刺も検索できる・営業履歴をチェックできる・搭載された100万件を超える企業情報と紐づけられるなど、顧客管理に役立つだけでなく、営業力強化の後押しもしてくれる点が魅力です。
料金 |
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://jp.sansan.com/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| もらった名刺を表計算ソフトに手入力して管理をしており、大変な手間と時間がかかっていたため、Sansanを導入。 手間と時間が削減されたのはもちろんですが、例えばスマートフォンを使って「取引先と自社との過去の繋がり」を手軽に調べることができるようになるなど、営業効率の向上にも繋がりました。 （精密機器製造業） |
参考記事：「Sansanによって名刺の価値が大きく変わる。名刺から「お客様の声」を知ることで、アクティブな営業スタイルへの転換が可能に」
3-5-2.メイシ―
出典：メイシー
メイシーは、溜まった名刺を送るだけで名刺情報を正確にデータ化してくれる、コスパの良いツールです。
郵送された名刺の現物をOCR変換し、そのうえで担当者がWチェックするというシステムを採用しているため、スキャナーを使った読み込み以上の高い精度で名刺をデータ化することが可能。
料金も業界最安値で、また、料金形態が非常に明確であるため、金銭面でそこまで余裕のない企業においても気軽に導入することができます。
料金 |
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://maysee.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| プロモーションの一環としてイベントにも積極的に出展しているため、いただく名刺の数が多く、データ化に時間がかかっていました。 メイシーでそれらの手間が削減されたのはもちろん、メイシー上のリストからメール配信ができたりと、色々な面で活用できています。 （サービス業） |
参考記事：「コストパフォーマンスNo.1の名刺管理サービス！新たな働き方を広めるべく、名刺を通じて情報発信してます！」
3-6.営業業務で役立つツール
おすすめの営業業務で役立つツール |
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営業業務で役立つツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
また、営業業務の効率化については、下記の記事でも詳しく解説していますので、ご参照ください。
関連記事：「営業 効率化（記事タイトル）」
3-6-1.eセールスマネージャーRemix（リミックス）
eセールスマネージャーRemixは5500社超えの導入実績と、95％の利用継続率を誇るツールです。
登録した顧客情報に商談履歴を紐づけられる・社内スケジュールが共有できる・上司への活動報告に使える・訪問件数を増やすのに便利な地図機能があるなど、営業活動に便利な機能が目白押し。
顧客情報と営業活動情報を掛け合わせた分析を自動で行い、「攻めるべき顧客」を明確化してくれるなど、単に業務を効率化するだけでなく、業績の向上にも大いに役立つでしょう。
料金 |
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|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://www.e-sales.jp/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 弊社の製品はオーダーメイドに近いので、営業担当者と製造現場の担当者との連携が重要です。 しかし、オーダーメイド型の営業過程では、紙ベースの見積書や報告書が大量発生し、書く側・見る側双方の負担になっていました。 こちらのツールによって、それらをデジタルデータとして整理できるようになったことは、とても大きかったです。 （製造業） |
参考記事：「日本車輌製造株式会社様」
3-6-2.SATORI（サトリ）
出典：SATORI
SATORIは、また自社と接点のない「匿名の見込み顧客」へのアプローチを行うことで、商談機会を最大化してくれるツールです。
例えば、自社サイトの閲覧者＝見込み顧客の情報を蓄積する・様々な施策（メール配信・ポップアップ表示等）によって、見込み顧客の自社への興味を育てるなどの機能が搭載されています。
新規顧客を闇雲に探すのではなく、自社に関心を示している見込み顧客に効率的なアプローチを実施することで、業績アップが見込めるでしょう。
料金 | 基本：148,000円＋税／月 |
|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://satori.marketing/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 新規顧客の開拓を進めるにあたり、主にWebマーケティングに取り組むことになったのですが、自社サイトからの問合せが年間でわずか3件しかない状態でした。 そこでSATORIを導入し、ポップアップ機能・エンベッド機能をメインに活用したところ、問合せ数が増加し、年間350件超えを達成しました。 （製造業） |
参考記事：「ポップアップ機能をフル活用！マーケティング未経験の「1人マーケター」が、年間の新規問い合わせ件数約100件を350件超に増加させるまで」
3-7.その他
その他のおすすめツール |
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その他のおすすめツールとしては、上記2つのツールをご紹介します。
3-7-1.gamba!（ガンバ）
出典：gamba!
gamba!は日報を共有することで、社内の情報共有の効率化に役立つツールです。
日報の項目をテンプレート化できるため、テンプレートを選択し、項目に沿って報告内容を入力し、提出ボタンを押すだけでツール内にて日報を共有できます。
まるで社内SNSのような感覚で気軽に使用できるため、従業員のコミュニケーション促進やモチベーションアップにも繋がるでしょう。
料金 | 【下記が税込みか税抜きかについては要確認】 |
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おすすめの 企業 |
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URL | https://www.getgamba.com/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 従業員数が増え、オフィスを拡張してフロアが分かれたとき、誰が何をしているかが分からなくなったり、報告のタイミングが遅れて業務の進行の妨げになったりといった事態が起こりました。 gamba!で日報運用を始めたことで、従業員の動きが把握できるようになったのはもちろん、課題や目標なども共有できるようになり、従業員のやる気アップに繋がりました。 （人材サービス業） |
参考記事：「gamba!で社内の動きが見えるように。社員のモチベーション向上にも貢献しました。」
3-7-2.PKSHA FAQ（パークシャ・エフエーキュー）
出典：PKSHA FAQ
PKSHA FAQは、問合せ数の削減に役立つFAQシステムです。
外部からの問合せ数が多すぎて対応しきれていない・同じような内容の問合せが何度もくるなどの状況を、分かりやすく検索しやすいFAQページの運営で解決します。
対顧客用としてではなく、従業員が必要な社内ナレッジを検索するためのツールとしても活用できるので、内線本数の削減にも役立てることができますよ。
料金 | 要問合せ |
|---|---|
おすすめの 企業 |
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URL | https://aisaas.pkshatech.com/faq/ |
実際の利用者の声は、下記をご参照ください。
導入事例 |
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| 以前の社内用FAQシステムには、検索性能が悪かったり、アクセス集中でダウンしたりと、様々な問題がありました。カテゴリー設定もできなかったので、IT分野についての情報だけを掲載しており、例えば教育や福利厚生など他の分野については、担当部署への内線やメールで質問していました。 PKSHA FAQの導入により、それらの問題が一気に解決しました。 （製造業） |
参考記事：「社内問合せ対応にPKSHA FAQを導入 社員の自己解決率UPにより、問い合わせ数50％減を実現」
4.業務効率化ツールを選ぶ際に知っておきたい注意点3つ
ここまで、おすすめの業務効率化ツール25選の特徴などをご紹介してきましたが、特徴さえ知っていれば自社に最適なツールを選べるのかと言うと、そういう訳ではありません。
業務効率化ツールを選ぶときの注意点 |
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業務効率化ツールを選ぶにあたって知っておいていただきたい注意点が、上記のとおり3つありますので、1つずつ見ていきましょう。
また、業務効率化については、下記の記事でも詳しく解説していますので、ご参照ください。
関連記事：「業務 効率化（記事タイトル）」
4-1.複数のツールを使用するなら「連携できるか」を確認
- 既に使用中のツールがあるが、新たに別のツールも導入したい
- 気になるツールが複数ある
このような状況でツールを導入する場合、「ツール同士が連携できるかどうか」を確認するようにしましょう。
下記はあくまでも一例ですが、ツール同士を連携することで、更なる業務効率化を見込めるケースが多々あるためです。
なお、気になるツールが複数ある場合、一気に導入しようとすると、業務内容の変化が大きくなりすぎて、従業員の混乱や反発を招くおそれがあります。
優先順位を決めて、少しずつ改善を進めるようにしましょう。
4-2.「業務の可視化」をすることも重要
また、「自社の業務の全てを可視化する」ということも、最適な業務効率化ツールを選択するうえで極めて重要になります。
なぜなら、自社の業務の状況を把握していなければ、その状況を改善するためのツールを選ぶことなどできる訳がないためです。
業務内容を可視化する際に確認すべき内容 |
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従業員への聞き取りなどを通じて、上記項目を全業務において明確化するというのが、「業務の可視化」の具体的な方法。
このようにして可視化した業務を見直し、「どのプロセスにどんな課題があるのか」を明確にできれば、その課題を解決できるツールを正しく選択することができるでしょう。
4-3.自社の状況に合ったオリジナルツールを開発する選択肢もあり
- どのツールもしっくりこない
- 気になるツールがありすぎて、どれにしようか迷ってしまう
このような場合は、自社の状況に合わせてオリジナルツールを開発するという選択肢も有効です。
「ツールの開発なんてできない…」
そう思われる方もいらっしゃると思いますが、「kintone（キントーン）」というプラットフォームを活用すれば、専門知識がなくてもオリジナルツールを作ることができます。
具体的に説明すると、kintoneの中には100種類以上のツールテンプレートが用意されており、必要なものを組み合わせるだけで、自社の状況に合わせたツールを作ることができるのです。
kintone内で複数のツールを作成すると、その全てを連携できるため、スムーズに情報共有ができる点も大きなメリット。
また、200以上の外部ツールと連携することもできるため、既に使用中のツールと連携して使用できる可能性も高いです。
kintoneの料金 |
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上記のように、比較的導入しやすい料金設定になっていますので、まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。
【kintoneによるツール開発なら、中小企業DX研究所にお任せください！】
「kintoneは気になるけれど、自社でツールを開発する自信が無い…」
そのような中小企業さまは、是非【中小企業DX研究所】にご相談ください！
中小企業DX研究所では、中小企業さまと毎週打ち合わせしながらkintoneによるツール開発を進める「対面開発」のサービスを展開しています。
中小企業におけるシステム開発成功率は50％とも言われており、失敗してしまうケースが多く存在することも事実。
「対面開発」を実施することで、現場に合ったツールを現場と共に作っていきたいというのが私たちの想いで、60分間の初回オンライン相談は無料とさせていただいております。
その他、バックオフィスにおける業務の可視化を無料で行う「バックオフィス診断」の実施など、様々な面で業務効率化のお手伝いをさせていただきますので、お気軽にお問合せください。
5.まとめ
では、本記事の内容をまとめます。
多数ある業務効率化ツールの中から、自社に合うツールを選んで導入するには、下記のようにツールを分類し、種類ごとに比較することで、それぞれの特徴や違いを明確に理解することが重要です。
活用 範囲 | ツールの種類 |
|---|---|
企業 全体 ・ 広範囲 | |
特定 部署 ・ 特定 業務 |
「企業全体・広範囲で活用すべきツール」における種類別の特徴は下記のとおり。
そして、「特定の部署・業務で活用すべきツール」における種類別の特徴は下記のとおりです。
上記のように分類したうえで、本記事では計25選の業務効率化ツールについて、
- 特徴
- 料金
- 導入をおすすめする企業
- 導入事例
などの情報を紹介させていただきました。
業務効率化ツールを選ぶときの注意点 |
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上記の注意点を頭に入れて、自社の状況にぴったりな業務効率化ツールを選んでくださいね。
本記事の内容が、参考になれば幸いです。
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