業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を無くすため、自社の業務効率化を進めたいと考えながらも
「手間がかかって大変そう…」
「どうやってやれば良いのか、よく分からない…」
などの理由で、中々着手に踏み切れないという経営者・担当者の方もいらっしゃいますよね。
しかし、情勢が目まぐるしく変化している現代社会において、業務効率化は絶対に推進するべき課題であり、既に多くの企業がこの課題と向き合い、取り組んでいます。
出典：日本政策金融公庫「「中小企業のデジタル化に関する調査」結果～「全国中小企業動向調査・中小企業編」2024年1-3月期特別調査～」
実際、日本政策金融公庫が2024年5月に発表した調査結果によれば、「5年前よりもデジタル化が進んだ」企業が全体の約7割にのぼり、その中の大半が「業務効率化の観点において成果が上がっている」と回答しているのです。
業務効率化から目を背け続けると、時代から取り残され、企業を維持することが困難になり、最終的には企業存続の危機に陥る可能性も否めません。
だからこそ、業務効率化への正しい取り組み方を知って、積極的に推進することが極めて重要です。
そこで本記事では、「業務効率化に取り組むべき理由」を改めて詳細に確認したうえで、
- 業務効率化の手順
- 業務効率化の具体的な方法
- 業務効率化に取り組む際に意識すべき注意点
などを解説していきます。
本記事をお読みになれば、業務効率化の重要性と、自社の状況に応じて的確に業務効率化を進める方法を理解することができるでしょう。
具体例を交えながら分かりやすく解説していきますので、是非最後までご覧くださいね。
目次
1.業務効率化は絶対にやるべき！その理由3つ
冒頭でも述べたとおり、業務効率化は企業にとって、絶対推進すべき課題です。
その理由は、主に3つあります。
業務効率化を推進すべき理由 |
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それぞれの理由について、詳細に見ていきましょう。
1-1.少子高齢化の時代に対応するため
業務効率化を推進すべき理由・1つ目は「少子高齢化に対応するため」です。
急速に進行する少子高齢化に伴い、労働人口（生産年齢人口）の減少による労働力不足が問題となっている昨今。
総務省によって作成された情報通信白書によれば、日本の生産年齢人口は2050年までに、2021年の7,450万人と比べて29.2%も少ない約5,275万人にまで減少すると見られています。
企業側がそのような時代に対応するためには、「少ない労力でより多くの業務をこなす体制づくり」が必須です。
少子高齢化に対応するための業務効率化（一例） |
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企業は上記のような効率化を図ることで、近い未来に訪れるであろう労働力不足に対し、今のうちから備えておかなければなりません。
1-2.働き方の変化に対応するため
業務効率化を推進すべき理由・2つ目は「働き方の変化に対応するため」です。
厚生労働省が主導する「働き方改革」の一環として、働き方の柔軟性が重要視される中、コロナ禍の影響により、
- リモートワーク
- 時差出勤
- ワ―ケーション
など、多様な働き方を導入する企業が一気に増加しました。
働き方が著しく変化しているにも関わらず、企業体制が変わらなければ、コミュニケーション不足や業務の抜け漏れなど、様々なトラブルを引き起こしかねません。
働き方の変化に対応するための業務効率化（一例） |
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様々な働き方に対応することは、従業員満足度の向上や離職率の低下など、様々な良い効果をもたらします。
1-3.企業力を向上させるため
そして、業務効率化を推進すべき理由・3つ目は「企業力を向上させるため」です。
帝国データバンクの全国企業倒産集計2024年上半期報によれば、2024年上半期の企業倒産件数が2014年以降で最多の4,006件となっており、年間では1万件を突破するのではないかと予想されています。
倒産する企業が増加している理由としては、前述の労働力不足の他、物価高・円安・コロナ支援策の縮小などが挙げられ、今後も多くの企業が厳しい経営を強いられることでしょう。
このような状況下でも強い企業であり続けるためには、業務効率化による企業力の向上が不可欠です。
業務効率化による企業力の向上（一例） |
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今、企業には、この苦しい時代を生き抜くための様々な工夫が求められています。
2.業務効率化の基本的な手順3STEP
それでは実際、どのように業務効率化を進めていけば良いのでしょうか。
その手順を、下記のとおり3つのSTEPに分けて解説します。
1つ1つ、確認していきましょう。
2-1.STEP1｜現在の業務内容を可視化する
まずは、現在の業務内容を可視化します。
具体的には、現場担当者への聞き取りなどを行いながら、可能な限り全ての業務について、下記の項目を明確化していきましょう。
業務内容を可視化する際に確認すべき内容 |
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この工程は、業務効率化の中で最も重要と言っても過言ではありません。
なぜなら、業務を可視化しなければ、どのプロセスに課題があるのかがはっきりせず、何をどう改善すべきか理解できないためです。
電話対応業務を例にとって考えてみましょう。
上記のように業務を可視化すると、一口に電話対応業務と言っても、実際には複数のタスクが組み合わさって成立していることが分かります。
このことを理解しないままでは、「業務の状況に応じた的確な効率化」を実施することはできないのです。
2-2.STEP2｜改善したい箇所を洗い出す
業務が可視化できたら次は、実際に改善したい箇所を洗い出していきましょう。
- 工数や時間がかかりすぎている
- 二度手間になっている
- 昔からの習慣が何となく残ってしまっている
など、現場担当者が業務をこなす中で「ムリ・ムダ・ムラ」を体感しているポイントを1つずつ確認していきます。
先ほど可視化した電話対応業務の場合、下記のとおり、複数の問題があることが分かりました。
なお、改善箇所が多い場合、その全てを一斉に効率化しようとすると、現場の混乱を招きかねません。
優先順位の判断基準 |
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上記のような観点から、優先順位を決めて取り組んでいくと良いでしょう。
2-3.STEP3｜改善箇所に対する解決策を考える
改善箇所を洗い出したら、いよいよそれに対する解決策を考えましょう。
解決策の検討は、下記の「業務効率化の8原則」をベースに行います。
ポイントは、最も簡単な解決策である「廃止」から順番に改善箇所と照らし合わせ、何かできることが無いかを検討していくこと。
なぜなら、業務効率化と聞いて多くの方が連想するであろう「機械化」など、大規模な改革が必要な解決策は、実行しようとすると多くの労力を要するためです。
そういった難しい解決策を選択する前に、まずは簡単な方法でどうにかならないかを検討することが重要になってきます。
先ほど改善箇所を洗い出した電話対応業務の場合、下記のような改善策が挙がりました。
上記の図からも分かるように、必ずしも「改善箇所1つにつき解決策1つ」ということではありません。
業務や解決策を色々なパターンで組み合わせながら考えていくことも有効ですよ。
3.【難易度別】業務効率化が実現できる具体的方法8つ
先ほどもお伝えしましたが、業務効率化の方法を考える際は、業務効率化の8原則をベースに、まずは簡単な方法でどうにかならないかを検討することが重要です。
しかし、
「具体的な方法が思い浮かばない…」
という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「多数ある業務効率化の方法の中で、選択されることが多いおすすめの方法」を8つ、下記のとおり「実施する際の難しさレベル」に分けて解説していきます。
具体例を交えながら、詳細に見ていきましょう。
3-1.【レベル1】業務効率化の方法3つ
まずは、最も簡単で手軽に実践できる業務効率化の方法を3つ、ご紹介します。
3-1-1.業務を廃止・削減する
1つ目は「業務を廃止・削減する」という方法です。
業務を無くしたり減らしたりすることができると、そこに費やしていた時間・費用・人員などを、丸ごと削減することが可能。
業務の廃止や削減は、単純にして最も効果的な業務効率化の方法です。
先にも少し触れましたが、業務の改善策を考えるときはまず、廃止・削減できないかについて検討するようにしましょう。
具体例 |
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| 文書内容について上司の承認を得たいとき、印刷した文書を上司に渡して押印してもらっていましたが、上司のスケジュール次第で押印が遅れ、中々承認が出ないことがありました。 そこで、押印による承認システムを廃止。メールで文書を送り、承認の返信がもらえればOKというやり方に変えたところ、承認が出るまでの時間が短縮し、業務全体がスムーズになりました。 （庶務業務） |
3-1-2.社内を整備整頓する
2つ目は「社内を整備整頓する」という方法です。
社内を綺麗にするのは当たり前、と思われるかもしれませんが、書類が山のように置かれていたりと、整理整頓が不十分な企業も多く存在します。
また、仮に書類が綺麗に整理されていたとしても、保管場所はそれを使いたい人の近くに設定されているでしょうか。
整理整頓を実施し、ものの配置を見直せば、探しものの時間や移動時間など、無駄な時間を省略することができるでしょう。
具体例 |
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| 書類の整理が不十分で、その書類が必要になったとき、いちいち探さなければならない手間が生じていました。 不要な書類は処分しつつ、必要な書類をラベリングしたファイルに分別して保管するようにした結果、業務の大幅な時間短縮に繋がりました。 （庶務業務） |
3-1-3.マニュアルやルールを作成する
そして3つ目は「マニュアルやルールを作成する」という方法です。
- 業務への取り組み方が従業員それぞれで違うため、品質にバラつきが出ている
- 発生頻度が少ない業務があり、その業務が発生すると、やり方を忘れていて無駄な時間がかかってしまう
企業内で上記のような状況が発生していないでしょうか。
「毎回同じやり方で取り組んで欲しい業務」に関しては、マニュアルやルールを作成しておくと、業務の属人化防止や品質の均一化、時間短縮などに大変効果的です。
新入社員が読んでも理解できるような、分かりやすいマニュアル・ルールを作成しておきましょう。
具体例 |
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| ベテラン従業員が退職してしまう際に、技術・ノウハウがうまく引き継げず、製造した商品の品質にバラつきが生じてしまう問題がありました。 そこで、商品の製造工程をマニュアル化。誰が読んでも同じものを作れるよう、各工程を詳細に文書化したことで、品質を維持することができるようになり、顧客満足度の向上にも繋がりました。 （製造業） |
3-2.【レベル2】業務効率化の方法3つ
続いて、少し手間はかかるものの、比較的取り組みやすい業務効率化の方法を3つ、ご紹介します。
3-2-1.従業員の配置や業務分担を見直す
1つ目は「従業員の配置や業務分担を見直す」という方法です。
少子高齢化による人材不足が謳われる時代において、「どの人材をどこに配置するか」ということは、企業が成長し続けるうえで極めて重要。
「適材適所」という言葉があるように、各従業員の能力やスキルを見極めたうえで配置をすることで、業務のスピードやレベルを格段に向上させることができます。
また、特定の部署に負担がかかりすぎていると、当該部署の業務品質・効率はどうしても低下してしまうもの。
そのような状況が生じている場合には、当該部署の人数を増やしたり、一部業務を他部署に移したりして、負担の平準化を図りましょう。
具体例 |
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| 自分の力を活かしきれていない従業員が多いように感じたことがきっかけで、全従業員に自分のスキルや強み、希望するキャリアプランを提出してもらい、それを元にした従業員配置を行っています。 結果、自分の強みを出し切れる従業員が増えて業務品質が向上。また、そのことが従業員のモチベーションアップ・離職率低下にも繋がっています。 （金融業） |
3-2-2.アウトソーシングを活用する
2つ目は「アウトソーシングを活用する」という方法です。
アウトソーシングとは、特定の業務の全てまたは一部を外部の専門業者に委託すること。
一例ですが、下記のような業務においてアウトソーシングを活用すると、業務の効率化に繋がります。
アウトソーシングに適した業務（一例） | 期待できる効果 |
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| 専門性の高い業務 | 従業員に専門知識を教える手間が省ける など |
| 季節によって忙しくなる業務 | 従業員が季節を問わず、常にコア業務に集中できるようになる など |
必ずしも全ての業務を企業内で完結させなければならない訳ではないので、アウトソーシングをすることでプラスの効果が期待できる状況であれば、積極的に利用しましょう。
具体例 |
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| 定期的に改正される税法・社会保険の知識が求められる業務を従業員が行うため、専門的かつ最新の知識を周知するための研修を行う必要があり、多くの時間を費やしていました。 そこで、当該業務をアウトソーシングしたところ、研修にかかる時間や従業員の負担削減に成功。専門業者が業務にあたってくれるため、ミスの心配もなく、安心してお任せしています。 （経理業務） |
3-2-3.Googleスプレッドシートを活用する
そして3つ目は「Googleスプレッドシートを活用する」という方法です。
GoogleスプレッドシートはGoogleが提供する表計算ツールですが、それだけではなく、チームメンバー間での情報共有に大変役立つツール。
Googleスプレッドシートの簡単な活用手順 |
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上記のように、書面やメールで行っていた情報共有をスプレッドシートで行うようにすることで、手間が省けるだけでなく、情報のタイムラグを無くすことが可能です。
スプレッドシートは、無料のGoogleアカウントさえあればインストール不要で使用できるので、「ITの知識に疎くて、難しいことはできなさそう…」という企業でも、簡単に導入できますよ。
具体例 |
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| 患者さんの状態や治療の経過の記録には、手書きの「申し送りノート」を使用していましたが、後から見返したときに読みづらい・ノートを誰かが使っていると他の人が読めないなどの問題が生じていました。 そこでスプレッドシートで申し送りをするようにしたところ、見やすさが向上し、複数人で同時に情報を確認できる体制を実現。リアルタイムに情報共有できる点も重宝しています。 （介護業） |
3-3.【レベル3】業務効率化の方法2つ
最後に、他に比べると難易度は高いものの、取り組んだ際に大きい効果を見込むことができる業務効率化の方法を2つ、ご紹介します。
3-3-1.ITツールを導入する
1つ目は「ITツールを導入する」という方法です。
多種多様なITツールが開発されている昨今、それらを導入することで、業務そのものや情報伝達、意思決定など、あらゆるシーンの所要時間を圧倒的に短縮することが可能。
ツールの種類（一例） | ツールの内容 |
|---|---|
| コミュニケーションツール | チャット機能等が搭載されたツール。 コミュニケーションの迅速化などに繋がる。 |
| タスク＆プロジェクト管理ツール | 進捗など、業務に関する様々な情報をまとめられるツール。 業務の抜け漏れ防止・情報共有の効率化などに繋がる。 |
上記はあくまでも一例ですが、企業の改善箇所を見極め、それを解決するのにふさわしいITツールがあれば、積極的に導入すると良いでしょう。
業務効率化に役立つツールについては、下記の記事でも詳しく解説していますので、ご参照ください。
関連記事：「業務 効率化 ツール（記事タイトル）」
具体例 |
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| これまで、社内の情報伝達はメモ・メール・内線・口頭などの方法で行っていましたが、部署間の連携がうまくいかなかったり、タイムラグが生じていました。 そこで、情報伝達の手段をチャットツールに一元化したところ、利便性やスピードが著しく向上。 新サービス開発にかかる時間なども短縮され、売上もアップしました。 （製造業） |
3-3-2.RPAで定型業務を自動化する
そして2つ目は「RPAで定型業務を自動化する」という方法です。
フローやプロセスが毎回決まっている定型業務であれば、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）を導入することで、自動化が可能。
RPAを導入すると、上記のように、これまで手作業で行っていた定型業務をソフトウェアロボットが自動で処理してくれるため、時間・人手・人的ミスの大幅な削減に繋がります。
定型業務（一例） |
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上記はあくまでも一例ですが、このような定型業務に人手や時間をとられている企業においては、RPAの導入を検討してみるのも有効ですよ。
具体例 |
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| 派遣社員の勤怠データを得意先に報告する際、基幹業務システムからExcelに出力し、編集したうえで得意先に送信する作業を、手作業で行っていたためにかなりの時間を要していました。 そこで、この一連の業務をRPAによって自動化。 当該業務にかかる人件費や、どうしても起こってしまっていた人的ミスの削減に成功しました。 （人材派遣業） |
4.業務効率化を「実施する前」に意識すべき注意点2つ
ここまで、業務効率化の基本的な手順や、実現するための具体的方法をご紹介してきましたが、実際に企業において取り組むにあたり、知っておいていただきたい注意点があります。
これらの注意点は、
- 業務効率化を「実施する前」に意識すべきもの
- 業務効率化を「実施した後」に意識すべきもの
の2種類に分類することが可能です。
まずは前者の「実施する前」に意識すべき注意点を2つ、見ていきましょう。
4-1.全従業員に協力を要請する
業務効率化を実施する前に意識すべき注意点・1つ目は「全従業員に協力を要請する」というものです。
業務効率化には、全従業員の協力が不可欠。
なぜなら、業務効率化のために業務のやり方などを変更しようとしたとき、一部の従業員だけがそのやり方を取り入れたのでは意味が無いためです。
しかしながら、考え方は人それぞれなので、
- 今のやり方でも、業務として成立しているじゃないか…
- 新しい業務の方法を覚えるのが面倒くさそう…
などの考えを持ち、業務効率化に否定的な従業員は、どの企業においても一定数存在するでしょう。
そのような従業員まで巻き込んで業務効率化を進めるためには、下記のような情報や企業の想いを全従業員としっかり共有し、理解・協力を要請することが大切です。
共有すべき情報・想い | 例 |
|---|---|
| なぜ業務効率化を 実現したいのか | 業務における無駄を無くし、コア業務に割ける時間や人手を増やすことで、売上を●●％向上させたい |
| 業務効率化によって どのようなメリットが 見込めるのか |
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「企業側から従業員に伝える」だけではなく、アンケートを実施するなどして「従業員の意見を企業側が汲み取る」ことも重要ですよ。
4-2.「業務効率化の方法」と「目標」のミスマッチに気を付ける
そして、業務効率化を実施する前に意識すべき注意点・2つ目は「「業務効率化の方法」と「目標」のミスマッチに気を付ける」というものです。
業務効率化の先には何らかの目標があるはずですが、その目標を考慮しないと、業務効率化は誤った方向に進んでしまいます。
業務効率化の方法と目標がミスマッチした事例（一例） |
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| 製品の製造に時間がかかりすぎていると感じたため、製造工程の一部を削減しました。 結果、製造時間は短くなりましたが、製品のクオリティが下がり、顧客満足度の低下という事態を招いてしまいした。 （製造業） |
上記の事例の場合、「製品のクオリティを下げずに製造時間を短くしたい」という目標があったはずです。
しかし、「製造時間を短くする」ことばかりに焦点を当てた結果、業務効率化の方法を誤ってしまいました。
このように、「目標」に合わない「業務効率化の方法」を選んでしまうと、業務の品質が下がったり、業務がかえって煩雑化したりする可能性が否めません。
「業務効率化の方法」と「目標」のミスマッチを防ぐポイント |
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そのような事態を防ぐため、上記のポイントをしっかり抑え、業務効率化を正しく進めていきましょう。
【業務効率化を適切に進めたいなら、中小企業DX研究所にご相談ください！】
「業務効率化を適切に進める自信が無い…」
そのような中小企業さまは、是非【中小企業DX研究所】にご相談ください！
業務効率化において最も重要なSTEPである「業務の可視化」から、目標に合った「業務効率化の方法の考察」、更には現場の状況に応じた「システム開発」に至るまで、幅広いサポートが可能です。
特に、
・バックオフィス業務（事務・経理・総務など）における「業務の可視化」
・「改善箇所の洗い出し」を無料で行う「バックオフィス診断」
は、多くの中小企業さまにご好評をいただいております。
「軽やかな経営を実現し、日本一の中小企業を生み出す」をモットーに、厳しい時代を生き抜く力のある企業づくりのお手伝いをさせていただきますので、是非お気軽にご相談ください。
5.業務効率化を「実施した後」に意識すべき注意点2つ
それでは引き続き、業務効率化を「実施した後」に意識すべき注意点を2つ、ご紹介します。
5-1.変更した箇所が定着するまでフォローする
業務効率化を実施した後に意識すべき注意点・1つ目は「変更した箇所が定着するまでフォローする」というものです。
業務効率化によって業務の方法が変わる訳ですが、この変更箇所への適応を現場の従業員に丸投げするのはNG。
なぜなら、
- 最初は新しい方法で業務に取り組んでいたが、だんだんと元の方法に戻ってしまった…
- 新しい方法が難しくて、結局元の方法のまま業務をしている…
など、これまでの取り組みが全て無駄になるような事態が起こりかねないためです。
このような事態を避けるためには、定期的に研修やフィードバックをするなど、変更箇所が定着するまでしっかりフォローをしていくことが重要。
組織が大きい場合には、部署やチームごとにリーダーを決め、企業側と現場の従業員とのやりとりの間に入ってもらうやり方もおすすめですよ。
5-2.定期的に効果を検証する
そして、業務効率化を実施した後に意識すべき注意点・2つ目は「定期的に効果を検証する」というものです。
適切な手順で業務効率化を進めても、業務効率化が必ず成功するとは限らず、思ったような効果が得られないケースもあります。
そのため、「業務効率化の推進によって、企業が期待していたような効果が得られているか」ということを定期的に検証することが重要です。
効果の検証は、「定量的効果」と「定性的効果」の2つの観点から実施します。
検証の結果、思ったような効果が出ていないことが判明した場合、業務効率化の方法を再度見直すなどし、効果の最大化を目指していきましょう。
6.まとめ
では、本記事の内容をまとめます。
社会情勢が著しく変化している昨今、業務効率化は、下記のような理由で絶対に取り組むべき課題です。
業務効率化に取り組むべき理由 |
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業務効率化を実施する基本的な手順は、下記のとおり。
業務効率化の基本的な手順 |
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闇雲に取り組むのではなく、まずは業務を可視化して状況を把握すること、そして、解決策を考える際は「より簡単な方法でどうにかできないか」を検討していくことが重要になります。
業務効率化が実現できる具体的な方法としては、下記の8つがおすすめです。
業務効率化を実施する前には、下記の注意点を意識しましょう。
業務効率化を「実施する前」に意識すべき注意点 |
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また、業務効率化に取り組んだ後にも、下記のような注意点があります。
業務効率化を「実施した後」に意識すべき注意点 |
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業務効率化を実施したことに満足せず、これらの注意点を意識して、効果の最大化を目指しましょう。
本記事の内容が、参考になれば幸いです。
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